기업의 디지털 전환이 가속화되면서 SaaS 소프트웨어 사용은 일상이 되었습니다.
하지만 매달 지출되는 수백만 원의 구독료가 과연 제대로 쓰이고 있는 걸까요?

우리가 분석한 기업들의 데이터를 보면, 실제 소프트웨어 사용률은 기대보다 훨씬 낮고, 중복 투자, 비활성 사용자로 인한 예산 누수가 심각한 상황입니다.

아래는 대표적인 4가지 소프트웨어 낭비 사례입니다. 만약 당신의 조직에도 해당된다면, 지금이 점검 시점입니다.

📌 1. 노션(Notion) – 뷰어도 과금되는 고비용 협업 툴

Notion은 현대적인 UI와 마크다운 기반의 문서화 기능으로 인기 있는 노트 기반 협업 툴입니다.
그러나 모든 사용자에게 동일하게 과금되는 라이선스 구조 때문에 필요 이상의 비용이 발생하는 경우가 많습니다.

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🧩 사례 1
마케팅팀 8명, 디자인팀 4명, CS팀 4명 등 총 50명이 Notion으로 협업하던 한 스타트업은,
모든 인원을 유료 계정으로 등록해 매월 100만 원 이상을 지출하고 있었습니다.
하지만 실제로는 주기적으로 작성하는 인원은 CS팀 4명에 불과했고,
대부분은 문서 열람만 하는 사용자였습니다. 2년 넘게 방치된 이 구조는 최근에야 발견되어, 라이선스 축소를 통해 비용을 절감할 수 있었습니다.

🧩 사례 2
500명 규모의 중견 기업은 Notion으로 업무 체크리스트를 관리하고 있었지만,
실제 작성자는 일부 현장 담당자에 불과했고, 나머지 인력은 간헐적으로 열람만 했습니다.
이러한 구조를 정리하지 못해 연간 1억 원 이상의 불필요한 구독료가 지속 지출되고 있었습니다.

📌 2. Microsoft 365 & Google Workspace – 중복 구독의 덫

대부분의 기업은 이메일, 문서 작성, 협업 도구를 위해 이 두 플랫폼 중 하나를 선택합니다.
하지만 PowerPoint, Google Sheets 등을 혼용하거나 부서별 필요에 따라 각각의 플랫폼을 도입하게 되면
결국 두 서비스를 모두 구독하게 되는 비효율이 발생합니다.

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🧩 사례 1
한 스타트업은 초기에 Google Workspace를 도입했지만, 고객사 요청으로 Word 기반 양식을 주기적으로 작성하게 되면서 Microsoft 365를 추가 도입했습니다.
결과적으로 전 직원 50명이 두 서비스를 모두 사용하며, 연간 약 2천만 원의 이중 지출이 발생했습니다.

🧩 사례 2
Google Slides 기능이 있음에도 불구하고, 프레젠테이션 시 발표자가 PowerPoint를 선호해
결국 전체 마케팅팀이 Microsoft 365를 병행 사용하게 되었습니다.
이로 인해 기능 중복과 비용 중복, 문서 포맷 오류 등 업무 비효율이 함께 발생했습니다.

📌 3. Adobe Creative Cloud – 전 제품 번들 과금의 함정

Adobe는 디자인 업계의 표준 툴입니다.
하지만 개별 기능만 필요한 경우에도 전체 앱 번들을 구독해야 하는 구조이며,
일시적·이벤트성 업무에도 고정 요금제가 유지되는 경우가 많습니다.

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🧩 사례 1
한 마케팅 기업은 SNS 콘텐츠 제작을 위해 Photoshop만 필요했지만, 디자이너 7명 전원에게 Creative Cloud 전체 요금제를 제공해 매월 약 72만 원을 지출하고 있었습니다.
분석 결과, 실제로 사용된 앱은 대부분 Photoshop에 한정돼 있었습니다.

🧩 사례 2
인쇄물 제작이 연 2~3회 발생하는 기획자가 InDesign 때문에 전체 번들 요금제를 유지하고 있었습니다.
단기성 작업임에도 월 10만 원 넘는 비용이 지속 지출되고 있었으며, 회사는 이를 인지하지 못했습니다.

📌 4. 개발 툴 (JetBrains, IntelliJ 등) – 남아도는 라이선스

JetBrains 툴은 개발자들에게 매우 유용하지만, 그만큼 라이선스 비용도 높은 편입니다.
특히 퇴사자 계정, 툴 사용 변경, IDE 통일 정책 등으로 인해 실제 사용보다 과도한 라이선스가 유지되는 일이 빈번합니다.

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🧩 사례 1
A사는 백엔드 팀 전원에게 All Product Pack을 제공했지만, 대부분 IntelliJ 외의 도구는 사용하지 않았습니다.
일부 계정은 30일간 사용 시간 1시간 미만으로, 사실상 미사용 상태였습니다.

🧩 사례 2
50명 규모의 개발팀을 운영하는 한 스타트업은,
무료 IDE인 Visual Studio Code로도 충분히 가능한 업무에도 불구하고
‘툴 통일’이라는 이유로 전원에게 IntelliJ 유료 라이선스를 제공하고 있었습니다.
필요 이상의 예산이 장기적으로 낭비되고 있는 구조였습니다.

✅ 결론 – 보이지 않으면 줄일 수 없다

위 4가지 사례 모두의 공통점은,
👉 실제 사용량을 몰라서
👉 누가 얼마나 쓰는지 파악이 안 돼서 발생한 문제입니다.

기업들은 “누가 쓴다고 하니까”, “예전부터 써왔으니까”라는 막연한 판단 아래
매달 수백만 원의 소프트웨어 비용을 지출하고 있습니다.
이제는 더 이상 '구매 후 방치' 전략으로는 예산을 지킬 수 없습니다.

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셀리즈는 기업 내 소프트웨어 사용 데이터를 자동으로 수집·분석해,
누가 언제 어떤 프로그램을 얼마나 사용하고 있는지 명확하게 보여줍니다.

또한, 절약가능한 비용과 추가절약 가능한 비용을 바로 확인할 수 있도록 가시화하여 낭비 수준과 비용 절감을 통해 얻는 ROI를 바로 확인할 수 있습니다.

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✅ 불필요한 라이선스 식별 및 제거
✅ 중복 구독 소프트웨어 정리
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