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초기 창업 기업이 가장 먼저 고려해야 할 부분은 업무 환경이다.
필수적으로 필요한 이메일과 문서 도구 등의 다양한 소프트웨어가 있다. 그룹웨어를 별도로 구축하거나 도입하는 방법도 있지만, 초기 창업 기업은 비용 절감과 업무 효율을 모두 고려해야 하므로, 최소한의 비용으로 업무 환경을 구성하는 두 가지 방법을 비교해 보는 것이 좋다. 바로 Google Workspace와 Microsoft 365이다.
기획, 개발, 마케팅 등 다양한 직군을 고려할 때, 기본적인 업무 환경을 설정하는 데 있어 Google과 Microsoft 환경이 어떻게 다른지를 비교하는 것이 중요하다. 시행착오를 줄이면 비용과 시간을 절약할 수 있으므로, 많은 초기 창업 기업이 이를 참고하여 비용과 시간을 절약할 수 있기를 바란다.
Google Workspace
Microsoft 365
Google과 Microsoft의 애플리케이션 비교이다. 세부적인 이유를 아래 정리해 보았다.
Outlook은 최상의 이메일 클라이언트 프로그램으로 평가받는다. Microsoft의 Exchange 프로토콜은 Gmail보다 더 많은 기능을 제공하며 기업용 성능은 뛰어나다고 할 수 있다. 아웃룩은 그룹 이메일과 설정을 통합하여 제공하며, Google의 별도 그룹스 메뉴에 접속하지 않고도 간편하게 그룹 이메일을 설정할 수 있다. 또한 읽음 확인 기능을 기본으로 설정하고 메일을 회수할 수 있으며, 플래그 설정 등 다양한 메일 설정이 가능하다.
캘린더 기능은 일정 예약, 초대, 공유 등이 원활해야 한다. Microsoft 365에서는 Outlook과 Teams 모두에서 캘린더 설정이 가능하지만, 두 서비스의 기능에는 약간의 차이가 있습니다. Teams는 기본적으로 온라인 미팅 설정이 되어 있고, Outlook은 위치 검색 기능에 문제가 있다.
반면, Google은 내부 또는 외부 미팅에 관계없이 Google Calendar를 통해 일정을 통합하여 공유하고 초대하는 것이 매우 편리하다. Android 폰과의 최적화로 일정 동기화가 원활하게 작동한다. 반면, Outlook은 때때로 동기화 문제가 발생하여 모바일에서 캘린더가 보이지 않는 경우가 있으며, 동료의 캘린더를 추가하는 사용자 인터페이스도 사용하기 어렵다.
Word는 국내에서 Hwp(한글)과 같이 표준으로 사용되는 양식이다. Google Docs로 사내 문서를 웹상에서 통합 관리하는데 편리하지만 Docs로 만든 문서를 각종 공공사업, 제안서 등에 제출할 수 없다. Word는 결국 구매해야 하기 때문에 필수이고 Google Docs는 사내 Wiki와 같이 사용하는 경우가 많다. 하지만 Notion이 나온 후 Google Docs를 사용하는 빈도가 줄어들었다.
이제 PowerPoint에 Copilot까지 붙어서 나왔다. 대충 문장을 작성하면 프레젠테이션으로 만들어 준다. Apple Keynote가 유일한 대항마였지만 이제 PowerPoint를 대체할 프로그램은 없는 것 같다. Google Slide로 공식 석상에서 프레젠테이션하는 경우를 본 적이 없는 것 같다. 물론 내부 개발팀 공유나 간단한 업무 공유는 가능하다.
엑셀을 잘하는 김대리가 회사에서 가장 인기가 많다고 한다. 그만큼 엑셀은 대체불가능한 프로그램이다. 그러나 스프레드 시트는 취합용으로 사용하는 경우가 많은데 Google Sheet는 하나의 시트를 여러 명이 관리할 때 매우 편리하다. Excel도 동시에 편집이 가능하지만 버전관리나 백업 등 잘못하면 원본을 날리 수 있어 조금 위험한 측면이 있다. 하지만 엑셀은 함수를 활용해 CRM, ERP를 대체하는 프로그램으로 쓸 수 있어 아주 강력하다.
Google Keep은 안드로이드 앱으로 사용을 했었고, OneNote는 어쩔 수 없이 쓰는 중이다. 메뉴가 직관적이지 않고 Word를 쓰는데 그냥 실시간 저장되는 Wold인 느낌이다. 단순한 느낌이 없고 복잡하며 무겁다. 잘 쓰면 편리할 것 같은데 내가 아직 잘 사용하지 못하는 느낌이다. 기능은 매우 강력하고 보안이 잘되어 있다. Office와 연동이 매우 잘돼서 문서작업과 메모가 함께 연결되는 느낌이다. Google Keep은 메모장과 동일하다. PC에서 쓰기에는 다소 기능이 약하고 모바일에서 간단한 메모를 쓰기에는 삼성 메모가 아주 좋아서 쓰지 않게 된다.
나는 파일공유 프로그램을 윈도 탐색기에 연결해서 쓴다. 그리고 그 경로를 팀원들과 공유해 문서의 원본이 공유되고 수정되도록 운영려고 노력한다. 또한 PC에 문서가 남아있지 않고 모든 회사 자료가 클라우드에 있도록 정책을 만들고 문서중앙화를 필수로 시행하고 있다. 이 기능은 두 서비스 모두 제공하나 약간의 차이가 있다.
우선 용량이 Google Drive는 비즈니스 요금제 기본 사용자당 2TB에 요금제를 높이면 5TB까지 쓸 수 있다. OneDrive는 상위요금제를 써도 1TB가 한계이다. 이 정책이 꽤 오래되었는데 더 풀어주지 않고 있다. 그리고 내 폴더 공유폴더와 공유 기능이 One Drive는 불편하게 되어있다. One드라이브를 아무리 공유해도 탐색기에서 보이지 않아서 한참 찾아 헤매고 포기하면 다음날 탐색기에서 갑자기 보인다. Google Drive와 비교할 수 있는 UI로 개선이 필요해 보인다.
아쉽지만 Google Chat은 써본 적이 없다. 예전에 Hangout때 사용해 봤는데 채팅은 잘 되는 것을 확인했다. Teams는 메신저를 넘어 그룹웨어의 수준까지 넘어오려고 한다. 모든 앱이 Teams앱 안에 다양한 서드파티 앱이 존재한다. 휴가승인, 전자결재 다양한 연동이 가능하며 화상회의도 무료다. 하지만 이로 인해 조금 무겁다는 느낌이 든다.
Google Workspace를 사더라도 Excel이나 PowerPoint 때문에 Office 365의 기본 기능은 구매가 필요하다. 그러나 Office 365를 구매하면 Google Workspace를 구매하지 않아도 된다.
아래는 가격표인데 매우 합리적이라고 생각한다. 솔직히 이 비용 때문에 국내 많은 스타트업이 고통받는다. Office를 쓰는데 Teams(채팅, 화상, 워크플로우 등)을 무료로 주기 때문이다. 요금제를 높이면 쓰지 않는 다양한 앱들도 선물로 준다. 하나하나가 개별 판매 가능한 서비스인데 패키지로 묶어서 한 번에 준다.
Google과 MS는 업무환경을 정의하는 전략이 다르다. Google은 웹환경으로 통합하려고 하고 MS는 윈도 환경으로 통합하면서 Web도 함께 넘보고 있다. 또한, 국내외 다양한 서비스들이 Google의 SSO는 모두 제공하지만 Microsoft SSO는 제공하지 않는다. Google Workspace로 설정하면 국내외 다양한 SaaS서비스를 Google Login버튼만 누르면 쓸 수 있지만 MS는 이메일로 회원가입 절차를 따라야 한다.
많은 초기 기업들이 미리 확인하여 회사의 업무 환경에 맞게 업무환경을 설정해서 시행착오를 줄인다면 좋겠다.
