경영지원 부서는 회사 운영을 원활하게 하고, 경영진이 전략적 결정에 집중할 수 있도록 지원하는 중요한 역할을 맡고 있습니다. 그러나 반복적이고 단순한 질문이나 업무 처리에서 발생하는 비효율성은 경영지원 부서와 경영진 모두에게 큰 부담이 됩니다.
경영지원팀의 비효율
경영지원 부서는 다음과 같은 다양한 업무를 담당합니다.
경영지원 부서의 업무
인사 관리 (HR):
직원 채용, 교육 및 훈련, 성과 평가, 승진 관리 등의 업무를 처리합니다.
직원 급여, 복리후생, 휴가 및 근로 시간 관리를 포함한 행정 업무를 지원합니다.
조직 문화와 근로 환경 개선을 위한 프로그램을 기획하고 운영합니다.
재무/회계 관리:
회사의 재무 상태를 관리하고, 예산 수립 및 비용 절감을 위한 분석을 수행합니다.
세금 신고, 연간 결산, 재무 보고서 작성, 회계 감사 등을 지원합니다.
현금 흐름 관리, 비용 처리 및 자금 조달을 통해 회사의 재무 건전성을 유지합니다.
총무 업무:
사무실 운영 관리(부동산 관리, 사무용품 구매 등)를 담당합니다.
비품 관리, 복리후생 시설 관리 등 물리적 사무 환경을 유지하고 개선합니다.
외부 계약 관리 및 법률 문서 처리를 지원합니다.
법무 및 규정 준수 관리:
회사의 법적 문제에 대한 대응과 계약서 검토 및 관리 등을 담당합니다.
회사의 활동이 관련 법규와 규정을 준수하도록 관리하며, 각종 리스크를 최소화합니다.
IT 지원:
사내 시스템 및 네트워크 관리, 유지보수를 담당하며 필요한 IT 장비를 관리합니다.
사내 ERP 시스템, 메일 서버, 보안 관리 등을 운영하여 원활한 업무 환경을 제공합니다.
임직원의 IT 관련 문제 해결과 기술 지원을 포함합니다.
홍보 및 대외 협력:
회사의 브랜드 관리 및 홍보 전략 수립, 외부 커뮤니케이션(미디어 관계, 언론 대응)을 담당합니다.
대외 협력 관계 구축 및 유지, 외부 행사 및 컨퍼런스 기획을 지원합니다.
의사결정 지원:
경영진이 전략적 결정을 내릴 수 있도록 데이터를 분석하고 보고서를 작성합니다.
사업 성과 모니터링 및 전략적 목표 달성을 위한 지원을 제공합니다.
1. 경영지원 업무의 비효율성
반복적인 질문 대응에 소모되는 시간: 경영지원 부서는 직원들로부터 매일 같은 질문을 받습니다. 예를 들어, 휴가 신청 절차, 경비 청구 방법, IT 지원 요청 같은 단순 문의가 주요 업무를 방해합니다. 이러한 질문들을 처리하는 데 많은 시간이 소요되며, 중요한 경영진 요청에 집중하기 어려워집니다.
단순 업무 처리의 비효율성: 경영지원 부서는 다양한 부서와 협력하며 많은 단순 반복 업무를 처리합니다. 하지만 수동적인 작업 방식은 시간이 많이 소요되고, 실수로 이어질 가능성도 있습니다.
경영진의 전략적 업무 방해: 경영진은 전략적 결정을 내리고 회사 비전을 실현하는 데 집중해야 합니다. 그러나 "우리 회사의 직무별 분포가 어떻게 되지?"나 "현금 흐름으로 우리의 런웨이가 얼마나 남았어?" 같은 질문에 답하기 위해 경영지원 부서는 많은 시간을 할애해 데이터를 파악하고 보고서를 작성해야 합니다.
이런 문제들은 AI 에이전트를 도입해 해결할 수 있습니다. AI 에이전트는 경영지원 부서의 전략적 파트너로, 경영진의 요청에 대해 보고서를 작성하고 직원들의 반복적인 업무 요청을 처리합니다.
2. AI 증강지능 에이전트와 챗봇 도입의 효과
반복 질문 자동 응답: AI 증강지능 에이전트를 도입하면, 직원들이 경영지원 부서에 묻는 반복적인 질문을 실시간으로 해결할 수 있습니다. 임직원용 챗봇을 통해 휴가 신청, 경비 처리, 시스템 오류 해결 등의 일상적인 문의를 신속하게 처리하여 경영지원 부서의 업무 부담을 줄일 수 있습니다.
업무 자동화: 단순 업무 처리에서 AI 챗봇은 문서 작성, 데이터 입력 등을 자동으로 처리하여 경영지원 부서의 시간을 절약하고 업무 효율을 극대화할 수 있습니다. 이를 통해 경영지원 부서는 창의적이고 전략적인 업무에 집중할 수 있습니다.
경영진의 생산성 향상: AI는 경영진의 단순 반복 업무 개입을 최소화합니다. 예를 들어, 결재 프로세스를 자동화하거나 실시간으로 필요한 정보를 챗봇이 제공함으로써 경영진은 중요한 의사결정에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다.
24시간 가용성: AI 챗봇은 24시간 동안 직원들의 문의를 처리할 수 있어, 언제든 필요한 정보를 즉시 제공합니다. 이는 특히 다양한 시간대에서 근무하는 글로벌 조직이나 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 유용합니다.
셀리즈 AI에이전트
3. AI 에이전트 도입 후 기대 효과
업무 처리 속도 향상: AI 챗봇은 직원들의 반복적인 질문에 즉각 응답할 수 있어, 경영지원 부서의 업무 처리 속도를 크게 높일 수 있습니다. 이는 전체 조직의 효율성을 높이고 불필요한 지연을 방지합니다.
경영진의 전략적 결정 시간 확보: 단순한 일상 업무에서 경영진을 해방시키고, 전략적 결정과 혁신에 더 많은 시간을 투자할 수 있도록 돕습니다. AI 챗봇이 제공하는 실시간 데이터와 자동화된 프로세스는 경영진이 더 빠르고 정확한 결정을 내리는 데 기여합니다.
비용 절감: 경영지원 부서의 업무량이 줄어들어 인건비를 절감하고, 업무 오류로 인한 추가 비용 발생을 방지할 수 있습니다.
직원 만족도 증가: 직원들은 필요할 때 신속하게 정보를 얻을 수 있어, 업무의 원활함과 만족도가 증가합니다. 특히 자주 묻는 질문에 대한 즉각적인 답변은 직원들에게 긍정적인 경험을 제공합니다.
AI로 경영지원 업무를 혁신하다
AI 증강지능 에이전트와 임직원용 챗봇은 경영지원 업무의 비효율성을 제거하고 경영진의 생산성을 크게 향상시킬 수 있는 강력한 도구입니다. 반복적이고 단순한 업무는 자동화하고, 경영진은 중요한 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성함으로써 회사 전체의 생산성과 효율성을 높일 수 있습니다.
